Bedrijfsprocessen automatiseren: waar begin je als kleine ondernemer?

Gegevens overtypen, aanvragen verzamelen en informatie opzoeken: het zijn werkzaamheden die gemakkelijk een groot deel van je dag vullen.

Automatisering wordt interessant wanneer een taak vaak terugkomt en de stappen grotendeels voorspelbaar zijn. Begin daarom bij een concreet proces dat nu aandacht kost.

Schrijf op hoe het werk werkelijk verloopt

Neem bijvoorbeeld een onderhoudsaanvraag. Waar komt die binnen? Welke informatie ontbreekt regelmatig? Wie verwerkt de aanvraag en waar wordt de vervolgstap vastgelegd?

Loop het proces van begin tot eind door. Neem ook de uitzonderingen mee. Wat gebeurt er wanneer iemand geen typenummer weet of een aanvraag twee keer verstuurt?

Die antwoorden bepalen wat de oplossing moet kunnen.

Kies een afgebakende eerste verbetering

Een goede eerste stap kan zijn:

• Een formulier dat de benodigde gegevens verzamelt.
• Een overzicht waarin aanvragen een status krijgen.
• Een zoekhulpmiddel voor veelgebruikte productinformatie.
• Een koppeling die gegevens tussen twee systemen doorgeeft.

Kies iets dat zelfstandig bruikbaar is. Een overzichtelijke eerste verbetering maakt duidelijk wat er daarna nog nodig is.

Bepaal of AI een functie heeft

Voor het overnemen van een artikelnummer of het toekennen van een vaste status zijn duidelijke regels vaak voldoende.

AI kan bruikbaar zijn wanneer ongestructureerde tekst moet worden samengevat, ingedeeld of omgezet naar een conceptantwoord.

Bekijk per stap wat passend is en waar een medewerker het resultaat moet controleren.

Voorbeelden uit mijn werk bij DBS Maaitechniek

Voor DBS ontwikkelde ik een WordPress-plugin voor winterbeurtregistratie en een bijbehorende mobiele app. Dat werk sluit aan op een herkenbare behoefte: onderhoudsaanmeldingen digitaal verwerken.

Ook ontwikkelde ik een interne kettingzoeker voor gebruik in de winkel en aan de telefoon. Daar draait het om het gericht vinden van productinformatie.

Het zijn verschillende toepassingen, maar het vertrekpunt is hetzelfde: begrijpen welke informatie iemand nodig heeft om zijn werk te doen.

Spreek af hoe je het resultaat beoordeelt

Kijk vóór en na de aanpassing naar dezelfde taak. Hoeveel handelingen zijn nodig? Welke gegevens ontbreken nog? Hoe vaak moet iemand herstellen of navragen?

Zo kun je beoordelen of de oplossing het dagelijkse werk daadwerkelijk ondersteunt.

Wil je onderzoeken welke taak in jouw bedrijf geschikt is? Ik help met het uitwerken en bouwen van praktische automatisering en maatwerktools.

Deze hulp kun je los afnemen. Je website kan gewoon bij je huidige websitebouwer blijven.

Bekijk bedrijfsautomatisering en maatwerktools.