Ik ga zorgvuldig met je gegevens om. Hieronder lees je welke gegevens ik op builtbywest.nl verwerk, waarom ik dat doe en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk

Built by West, eenmanszaak van Marcel Westemijer
Van Hamelstraat 77, 3762 JB Soest
E-mail: hello@builtbywest.nl, telefoon en WhatsApp 06 21 585 666
KvK 32140397, btw-id NL001902277B80

Welke gegevens ik verwerk

Contactformulier: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam (optioneel) en je bericht. Optioneel kies je ook een onderwerp (bijvoorbeeld website of AI-advies) en je voorkeur voor een afspraak (online, bij jou op locatie of op afspraak in Soest). Het formulier stuurt daarnaast mee vanaf welke pagina van deze website je het verstuurt.
Aanvraagformulieren voor Websitezorg en de Websitecheck: bedrijfsnaam, je naam, e-mailadres, websiteadres, telefoonnummer (optioneel), je keuzes (pakket, betaalwijze, doel, toestemming voor een testbericht, eventuele extra pagina’s) en wat je verder meegeeft.
E-mail: wat je me zelf stuurt.
WhatsApp: stuur je me een bericht via WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp Ireland Limited (onderdeel van Meta) je telefoonnummer, profielgegevens en gebruiksgegevens als zelfstandig verantwoordelijke, volgens het privacybeleid van WhatsApp. Daarbij kunnen gegevens buiten de EU worden verwerkt, onder de waarborgen die WhatsApp daarin noemt. De inhoud van ons gesprek bewaar ik zelf op mijn telefoon (zie Bewaartermijnen).
Serverlogs: mijn hostingprovider legt technische gegevens vast, zoals je IP-adres, de opgevraagde pagina en je browser.
Statistieken: alleen als je daar via de cookiebanner toestemming voor geeft. Zonder toestemming gaat er niets naar Google.
Word je klant: je factuurgegevens (naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres) en, bij automatische incasso, je IBAN en de machtiging.

Waarvoor en op welke grondslag

Je vraag beantwoorden en zakelijk contact, inclusief de bescherming van het formulier tegen misbruik: uitvoering van een (pre)contractuele relatie of gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 sub b en f).
Statistieken: toestemming (AVG artikel 6 lid 1 sub a; Telecommunicatiewet art. 11.7a).
Facturen, betalingen en administratie: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht (AVG artikel 6 lid 1 sub b en c).

Contactformulier

Wat je invult, komt per e-mail bij mij terecht en wordt daarnaast opgeslagen in een bestand buiten de webroot van de website, met een kenmerk, zodat een mislukte e-mail niet tot verlies van je bericht leidt. Ik gebruik het alleen om je vraag te beantwoorden. Een toestemmingsvinkje is niet nodig.

Het onderwerp en de afspraakvoorkeur zijn niet verplicht. Samen met je bericht ontvang ik ook het adres van de pagina waarop je het formulier verstuurt (bijvoorbeeld /diensten/ai-advies/), zodat ik weet waar je vraag over gaat. Het gaat alleen om het pad van die pagina, niet om andere gegevens over je bezoek.

Tegen spam gebruik ik een verborgen honeypot-veld en een verzendlimiet per IP-adres. Voor die limiet bewaar ik een met een geheime sleutel gehashte code van je IP-adres, met alleen tijdstippen. Dat staat in een bestand buiten de webroot en wordt na uiterlijk 24 uur automatisch opgeruimd. Je IP-adres komt niet in de e-mail. Het formulier gebruikt geen externe scripts.

Aanvraagformulieren voor Websitezorg en de Websitecheck

Een aanvraag komt per e-mail bij mij binnen en wordt daarnaast opgeslagen in een bestand buiten de webroot van de website, met een uniek kenmerk, zodat een mislukte e-mail niet tot verlies van je aanvraag leidt. Je ontvangt op het opgegeven e-mailadres een bevestiging met dezelfde samenvatting. Ik gebruik de gegevens om je website te beoordelen, de opdracht te bevestigen en, als het een opdracht wordt, te factureren. Een aanvraag activeert nog geen abonnement en leidt nog niet tot een afschrijving.

Tegen spam en misbruik gebruik ik een verborgen honeypot-veld, een minimale invultijd, een verzendlimiet per IP-adres en een limiet op het aantal bevestigingen per e-mailadres per dag. Voor die limieten bewaar ik een met een geheime sleutel gehashte code, met alleen tijdstippen, in een bestand buiten de webroot; die codes worden na uiterlijk 24 uur opgeruimd. Beheerderswachtwoorden of betaalgegevens vraag ik niet via deze formulieren.

Cookies en statistieken

Ik gebruik Google Analytics 4 via Google Tag Manager, alleen na toestemming via de cookiebanner (Consent Mode v2). Google Ads gebruik ik niet. Zonder toestemming wordt geen enkel script van Google geladen.

Geef je toestemming, dan plaatst Google de cookies _ga en _ga_<id> (tot 2 jaar; Chrome en sommige andere browsers beperken dat tot 400 dagen). Advertentiecookies en advertentiepersonalisatie staan altijd uit. Je keuze zelf staat in de browseropslag (localStorage, sleutel bbw-consent) en verloopt na 12 maanden.

Naar Google Analytics gaan nooit je naam, e-mailadres, telefoonnummer of de inhoud van je bericht. Welke gebeurtenissen ik meet, staat in het cookiebeleid.

Ontvanger is Google Ireland Limited. Google LLC kan de gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten; dat gebeurt onder het EU-VS Data Privacy Framework. Je toestemming intrekken of wijzigen kan altijd via “Cookie-instellingen” in de voettekst van elke pagina. Meer details staan in het cookiebeleid.

Betalen en administratie

Word je klant, dan gebruik ik je factuurgegevens en, als je voor automatische incasso kiest, je IBAN en de machtiging om te factureren en betalingen te verwerken. Voor mijn administratie gebruik ik e-Boekhouden.nl; mijn bank is ING. Facturen en de bijbehorende gegevens bewaar ik zeven jaar, omdat de wet dat voorschrijft. Komt de automatische incasso via een betaaldienst, dan vermeld ik die hier.

AI en automatisering

Ik gebruik Claude (Anthropic) en ChatGPT (OpenAI) als hulpmiddel bij ontwikkeling, analyse en teksten. Code en tekst die AI maakt, controleer ik zelf. Berichten uit het contactformulier gaan niet automatisch naar een AI-dienst. Meer hierover lees je op de pagina AI-transparantie.

Dienstverleners

Hostnet (Nederland): hosting en e-mail van builtbywest.nl. Hostnet verwerkt serverlogs voor beveiliging en beschikbaarheid.
Google Ireland Limited: statistieken, alleen na jouw toestemming.
e-Boekhouden.nl: boekhouding en facturen, alleen als je klant wordt.
ING Bank N.V.: betalingen, alleen als je klant wordt.
WhatsApp Ireland Limited (onderdeel van Meta): alleen als je zelf via WhatsApp contact opneemt; gegevens kunnen buiten de EU worden verwerkt onder de waarborgen in het privacybeleid van WhatsApp.

Bewaartermijnen

Contactaanvragen via het formulier, e-mail of WhatsApp: maximaal 24 maanden. Berichten en aanvragen in het opslagbestand van de website worden daarna automatisch verwijderd.
Aanvragen voor Websitezorg en de Websitecheck: maximaal 24 maanden; wordt het een opdracht, dan bewaar ik de gegevens die bij de administratie horen zeven jaar (wettelijke bewaarplicht).
Facturen en betaalgegevens: zeven jaar (wettelijke bewaarplicht).
Google Analytics: 14 maanden.
Verzendlimieten van de formulieren: gehashte codes met alleen tijdstippen, maximaal 24 uur.
Toestemmingskeuze in je browser: 12 maanden.
Serverlogs: volgens het bewaarbeleid van de hostingprovider.

Beveiliging

De website draait via HTTPS bij Hostnet. Het contactformulier is beschermd met een honeypot en een verzendlimiet. Lettertypen, afbeeldingen en scripts komen van mijn eigen server.

Je rechten

Je kunt me vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking en gegeven toestemming weer intrekken. Mail naar hello@builtbywest.nl. Je krijgt binnen een maand reactie.

Klachten

Heb je een klacht over hoe ik met je gegevens omga? Mail me dan. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als de website of mijn diensten veranderen, pas ik deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Privacyverklaring