Automatisering
Een dashboard voor je bedrijf: welk overzicht heb je echt nodig?
Je hebt een spreadsheet met projecten, taken in je mailbox en losse notities van gesprekken. Toch is de vraag ‘wat moet er nu gebeuren?’ lastig te beantwoorden.
Een dashboard kan helpen wanneer het informatie samenbrengt die je nodig hebt om te handelen.
Begin daarom met de beslissingen die je wilt nemen.
Kies één soort overzicht
Een dashboard voor projectvoortgang heeft andere informatie nodig dan een overzicht van webshopbestellingen.
Voor projecten wil je bijvoorbeeld weten wat prioriteit heeft, wat de volgende stap is en wie aan zet is.
Bij bestellingen gaat het mogelijk om betaalstatus, verwerking en ontbrekende gegevens. Door dat doel vooraf vast te leggen, houd je het overzicht bruikbaar.
Geef iedere regel een vervolgstap
Een status als ‘bezig’ vertelt nog weinig.
‘Controleer de proefimport en beoordeel de varianten’ maakt duidelijker wat er moet gebeuren. Voeg daar een verantwoordelijke aan toe en je kunt gericht verder.
Voor een eenvoudig projectoverzicht zijn dit bruikbare velden:
- Project of onderwerp.
- Prioriteit.
- Status.
- Eerstvolgende actie.
- Verantwoordelijke.
- Datum, wanneer die daadwerkelijk relevant is.
Maak verschillende weergaven van dezelfde informatie
Je hoeft niet alles tegelijkertijd te zien.
Een dagelijkse weergave kan alleen de huidige focus tonen. Voor een overleg wil je misschien de projecten bekijken waarvoor een beslissing nodig is. Afgeronde werkzaamheden blijven beschikbaar in een apart overzicht.
Zo gebruik je dezelfde gegevens voor verschillende momenten.
Een voorbeeld uit mijn werk
Voor DBS Maaitechniek heb ik een projectdashboard in Microsoft Lists ingericht. Daarin komen projecten, prioriteiten, vervolgstappen en verantwoordelijkheden samen.
Binnen mijn werk aan detuinmachine.nl speelt daarnaast een ander soort overzicht: bestellingen en omzet, met het project WC Bestelling Overzicht en de Powerall-koppeling.
Bij zulke cijfers moet duidelijk zijn wat een getal betekent. Gaat het om geplaatste bestellingen, betaalde bestellingen of een bedrag waarin terugbetalingen zijn verwerkt?
Meer over deze overzichten lees je in het praktijkverhaal Interne zoekhulpmiddelen en dashboards voor dagelijks werk.
Spreek af wie de informatie bijhoudt
Een dashboard is bruikbaar zolang de gegevens actueel genoeg zijn.
Bepaal daarom wie wijzigingen verwerkt en op welk moment. Waar een koppeling mogelijk is, kan informatie automatisch worden opgehaald. Andere gegevens vragen om een korte handmatige update.
Begin met het overzicht dat je regelmatig nodig hebt en breid uit wanneer daar een concrete reden voor is.
Wil je meer grip op projecten, aanvragen of interne werkzaamheden? Ik help je bepalen welk overzicht nodig is en hoe we dat praktisch kunnen inrichten.
Een dashboard of interne tool kun je zelfstandig laten ontwikkelen, los van je website.