Webshops
WooCommerce koppelen aan je administratie: wat moet je vooraf regelen?
Een bestelling komt binnen in WooCommerce. Daarna voer je dezelfde gegevens opnieuw in je administratie in.
Een koppeling kan helpen om dat werk te verminderen. Daarvoor moet eerst duidelijk zijn welke gegevens overgaan en wat het ontvangende systeem ermee moet doen.
Beschrijf wat er nu gebeurt
Loop één bestelling helemaal door. Waar wordt de factuur gemaakt? Hoe wordt de betaling verwerkt? Waar worden voorraad en klantgegevens bijgehouden?
Neem ook verzendkosten, kortingen en terugbetalingen mee. Die onderdelen horen bij het proces dat de koppeling moet ondersteunen.
Kies een duidelijke eerste opdracht
‘De webshop koppelen’ is nog breed.
Een concretere eerste opdracht is bijvoorbeeld: betaalde webshopbestellingen overzetten als orders in de administratie.
Leg vast wanneer de overdracht plaatsvindt en welke informatie daarvoor nodig is. Voorraaduitwisseling of het terugsturen van statussen kunnen afzonderlijke vervolgstappen zijn.
Controleer de mogelijkheden aan beide kanten
WooCommerce heeft een REST API waarmee andere systemen gegevens kunnen uitwisselen. Toegang wordt geregeld met sleutels en bijbehorende rechten.
Ook je administratiepakket moet de gewenste handelingen ondersteunen. Vraag de leverancier naar documentatie, toegang, eventuele modules en een mogelijkheid om te testen.
De aanwezigheid van een API betekent op zichzelf nog niet dat iedere gewenste uitwisseling mogelijk is.
Bepaal welk systeem leidend is
Waar wordt een artikelnummer beheerd? Welk systeem bepaalt de voorraad? Waar ontstaat de factuur?
Maak die afspraken per soort gegeven. Dat voorkomt dat systemen elkaar ongewenst overschrijven of hetzelfde werk dubbel uitvoeren.
Denk vooraf na over fouten en herhaling
Wat gebeurt er als de verbinding tijdelijk wegvalt? Hoe zie je welke bestelling niet is verwerkt? En hoe voorkom je een dubbele order als een overdracht opnieuw wordt uitgevoerd?
Een bruikbare koppeling moet zulke situaties herkenbaar afhandelen.
Een voorbeeld uit mijn webshopwerk
Binnen mijn werk aan detuinmachine.nl houd ik me bezig met bestellings- en omzetoverzichten en de Powerall-koppeling.
Daarbij is het nodig om duidelijk te onderscheiden wat een webshopbestelling, betaling en administratieve verwerking betekenen. Die afspraken horen bij het ontwerp van de oplossing.
Meer over deze overzichten lees je in het praktijkverhaal Interne zoekhulpmiddelen en dashboards voor dagelijks werk.
Wil je onderzoeken wat je kunt koppelen? Neem je huidige werkwijze en de gegevens van je softwarepakket mee. Dan kunnen we bepalen welke eerste stap passend is.